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¿Qué es SCRUM?

La gestión de procesos y equipos es una de las partes más complicadas para cualquier empresa. No se trata solo de recursos. La optimización del tiempo, la coordinación de equipos, la definición de protocolos y la asignación de tareas son asuntos de gran impacto en una organización, que requieren de conocimiento, buen criterio y mucho tiempo para su implementación.

La falta de planificación como el uso de procesos anticuados conlleva a sobrecostos, retrasos en la entrega de proyectos, conflicto con los clientes u otros departamentos. La diferencia de criterios entre los propios integrantes a la hora de realizar su trabajo, la falta de unificación de herramientas o la disgregación de procesos de trabajo lleva a malgastar tiempo, dinero y a la desmotivación del equipo.

Si bien la planificación e implementación de nuevas técnicas lleva tiempo también tiene sus compensaciones sobre todo si analizamos los costos indirectos de una mala gestión.

Como respuesta a esta problemática surgen las metodologías ágiles. Nuevos sistemas de organización que apuestan por una gestión dinamizada y muy coordinada de los procesos para llevar a un nivel óptimo el uso que demos a nuestros recursos.

¿EN QUÉ CONSISTE EXACTAMENTE ESTE INNOVADOR FRAMEWORK? 

Scrum permite abordar proyectos complejos desarrollados en entornos dinámicos y cambiantes de un modo flexible. Está basado en entregas parciales y regulares del producto final en base al valor que ofrecen a los clientes.
Es una opción de gestión ideal para acometer proyectos desarrollados en entornos complejos que exigen rapidez en los resultados y en los que la flexibilidad es un requisito imprescindible. Scrum ofrece agilidad y el valor agregado es el resultado de su implementación.

¿QUÉ PERFILES INTERVIENEN EN EL FRAMEWORK SCRUM? 

Este marco de trabajo no sería posible sin el concepto de “equipo de trabajo”Por una parte, tenemos al Product Owner que representa la voz del cliente y del resto de los interesados no implicados directamente en el proyecto. Este perfil es el encargado de definir los objetivos del proyecto y de garantizar que el equipo trabaje del modo adecuado para alcanzar dichos objetivos.

No está solo. El Scrum Master es el encargado de asegurar que el resto del equipo no tenga problemas para abordar sus funciones y tareas. Guía y ayuda al Scrum Team para garantizar el cumplimiento de objetivos. En otras palabras, este perfil ayuda al equipo a mantenerse activo y productivo.

El Scrum Team es el equipo encargado de desarrollar y entregar el producto. Su trabajo es imprescindible: estamos hablando de una estructura horizontal auto-organizada capaz de auto-gestionarse a sí misma.

Y, finalmente, tenemos que hablar de los Stakeholders. Este grupo comprende aquellos perfiles interesados en el producto: directores, dueños, comerciales. Se trata de perfiles que si bien no forman parte del Scrum Team deben ser tenidos en cuenta.

¿CÓMO FUNCIONA SCRUM?

El proceso comienza con la elaboración del llamado Product Backlog. Se trata de un archivo genérico que recoge el conjunto de tareas, los requerimientos y las funcionalidades requeridas por el proyecto. Cualquier miembro del equipo puede modificar este documento pero el único con autoridad para agregar prioridades es el Product Owner, responsable del documento.

La segunda etapa pasa por la definición del Sprint Backlog, documento que recoge las tareas a realizar y quién las desempeña. Es interesante asignar las horas de trabajo que va para cada una de ellas y asignarles un costo. Si su volumen es muy grande, crear metas intermedias será un acierto.

El Sprint es el peróodo en el que se realizan todas las acciones pactadas en el Sprint Backlog y supone entregas parciales para ir testeando el producto final.

El ciclo anterior deberá repetirse hasta que todos los elementos del Blacklog hayan sido entregados. Entre los distintos Sprints no se deben dejar tiempos sin productividad.

Todas las acciones que realicemos han de tener un control. Es en el Burn Down donde marcamos el estado y la evolución del mismo indicando las tareas y requerimientos pendientes de ser tratados.

¿Quién no ha perdido horas de trabajo inútiles en reuniones poco productivas porque estaban mal preparadas?. Las reuniones, deben ser concretas y trabajadas con anterioridad. Las conversaciones improductivas no tiene cabida en los métodos ágiles. Cada minuto cuesta dinero. Las reuniones han de estar también planificadas, como una parte más del proceso. En este “Sprint Planning Meeting” el Product Owner prioriza las tareas contenidas en el Product Backlog.

Con estas tareas en mente se determina el objetivo del nuevo sprint priorizando las tareas a realizar por el Scrum Team y asignando tiempo a cada una de ellas. El objetivo debe ser alcanzable y el equipo sólo abordará un conjunto de tareas asumible.

Diariamente se hace un seguimiento del proyecto en una reunión en la que se controla el cumplimiento de las tareas asumidas. A ésta la llamamos Daily Scrum,  Esta cita diaria se realiza para pactar los objetivos para el día siguiente y se analizan los posibles problemas que hayan limitado o impedido directamente el cumplimiento de los objetivos.

¿QUÉ GANAMOS APLICANDO SCRUM?

Los beneficios son amplios y repercuten en el equipo, en los Stakeholders y en la organización en su conjunto.

Se fomenta el trabajo en equipo, focalizando todos los esfuerzos en alcanzar un objetivo común. Se trata de un marco de trabajo basado en la auto-disciplina y la auto-gestión, lo que repercute positivamente en la responsabilidad. Respecto de la comunicación, este framework llamado Scrum, fomenta conversaciones efectivas entre los distintos miembros del equipo.

Los Stakeholders tienen un mayor control y transparencia sobre el proyecto, permitiendo una mejor organización. El cliente puede hacer seguimiento más cercano de lo que pasa, sin tener que esperar a un resultado final que no le convenza. Con las metas intermedias se minimizan riesgos.

En definitiva, la adopción de estas buenas prácticas permiten reducir el tiempo de desarrollo de productos, más capacidad de adaptación y flexibilidad frente a entornos complejos con requisitos cambiantes, aumentando el valor que se aporta a los clientes.

 

Si ocupas un cargo ejecutivo o sos titular de alguna empresa y te interesa formarte como SCRUM MASTER y/o conocer el funcionamiento e implementación de este innovador framework te esperamos en el CENTRO DE INGENIEROS DE ROSARIO el 30 de marzo de 2017 donde estaremos realizando una actividad demostrativa sin cargo. A los efectos de garantizar un óptimo funcionamiento del taller estaremos realizando las inscripciones  hasta el día 25 del mes próximo.

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